Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında; aşağıda belirtilen veri sorumlusu tarafından yürütülen internet sitesi, iletişim, üyelik, yarışma kayıt, organizasyon ve anti-doping süreçlerinde kişisel verilerin nasıl işlendiğini açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
Bu metin bir açık rıza metni değildir. Özel nitelikli kişisel verilere ilişkin açık rıza ayrıca Sporcu Açık Rıza Metni ile alınır.
1. Veri Sorumlusu
Doğal Sportif Faaliyetler Anonim Şirketi
Marka/faaliyet adı: Türkiye Doğal Vücut Geliştirme (TDVG)
Adres: BİRLİK MAH. 458. SK. CEMKA 2 APT. NO: 40 C ÇANKAYA/ANKARA
E-posta: info@dogalvucutgelistirme.org.tr
Telefon: +90 541 699 63 39
İnternet sitesi: dogalvucutgelistirme.org.tr
2. İşlenen Kişisel Veriler
- Kimlik: ad, soyad, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası (üyelik ve yarışma kayıt kimlik doğrulaması için), gerekli hallerde pasaport bilgisi.
- İletişim: e-posta, telefon/WhatsApp numarası, açık adres, ilçe, il, ülke.
- Üyelik ve başvuru: başvuru numarası, başvuru ve üyelik durumu, üyelik başlangıç/bitiş tarihi, önceki üyelik geçmişi, yarışma deneyimi, ilgilenilen kategoriler, talep ve notlar, sosyal medya kullanıcı adı (isteğe bağlı).
- Ödeme/finans (site dışında elde edilen): ödemenin alındığı tarih, banka/havale referansı, tutar ve para birimi bilgisi. Sitede ödeme alınmadığı için kart verisi hiçbir aşamada işlenmez.
- Hukuki işlem ve onay kayıtları: hangi hukuki metni hangi sürümüyle, hangi tarihte onayladığınıza ilişkin kayıtlar.
- Veli/vasi verileri (18 yaş altı başvurular): veli/vasi adı, yakınlık derecesi, telefon ve e-posta bilgisi ile verdiği onaylar.
- Anti-doping süreç verileri: test tarihi, test türü, bağımsız sağlayıcı bilgisi, süreç durumu ve sonucu, B numunesi durumu ve varsa yaptırım bilgisi; il dışı ve yurt dışı seyahat bildirimleri (yalnızca test planlaması için, kamuya açıklanmaz).
- Sonuç yayımlama izni: doğrulanmış negatif test sonucunun ad ve fotoğrafla yayımlanmasına ilişkin isteğe bağlı izin. İzin verilmezse sonuçlar yalnızca anonim istatistik olarak paylaşılır; kesinleşmiş ihlaller ise Anti-Doping Kuralları uyarınca ihlal türü ve yaptırımla sınırlı olarak açıklanabilir.
- Görsel ve işitsel veriler: yarışma, eğitim ve etkinliklerde çekilen fotoğraf/video kayıtları.
- İşlem güvenliği: form gönderim zamanı ve teknik kayıtlar.
Özel nitelikli kişisel veriler: Anti-doping süreçleri kapsamında sağlık verisi niteliğinde veriler işlenebilir. Ayrıntılı laboratuvar raporları ve tıbbi kayıtlar, mümkün olduğu ölçüde ilgili bağımsız sağlayıcı/laboratuvar nezdinde tutulur; TDVG kendi sistemlerinde yalnızca sürecin yürütülmesi için gereken asgari bilgiyi saklar.
3. İşleme Amaçları
- Üyelik başvurularının alınması, değerlendirilmesi ve üyelik sürecinin yürütülmesi.
- Sporcu ile üyelik ve yarışma süreçleri hakkında iletişim kurulması.
- Yarışma kayıt, kategori ve organizasyon süreçlerinin yönetilmesi.
- Üyelik ücretinin tahsil edildiğinin teyidi, muhasebe ve mali kayıt yükümlülükleri.
- Doğal sporcu standardının korunması; yarışma içi ve yarışma dışı anti-doping süreçlerinin yürütülmesi ve sonuç yönetimi.
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hak ve savunma süreçlerinin yürütülmesi.
- Onay verilmesi hâlinde tanıtım/medya kullanımı ve ticari elektronik ileti gönderimi.
4. Hukuki Sebepler
Kişisel verileriniz aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:
- Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması: üyelik başvurusu, üyelik ilişkisi ve yarışma kayıt süreçleri.
- Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi: mali ve muhasebe kayıtları, mevzuattan doğan yükümlülükler.
- Meşru menfaat: organizasyon güvenliği, kayıt bütünlüğü ve yarışma adaletinin korunması.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması: uyuşmazlık, itiraz ve savunma süreçleri.
- Açık rıza: anti-doping kapsamındaki özel nitelikli kişisel veriler, tanıtım/medya kullanımı ve ticari elektronik ileti gönderimi.
Özel nitelikli kişisel verilere ilişkin işleme mekanizması, mevzuat ve hukuki değerlendirme doğrultusunda güncellenebilir; bu durumda güncel metin yayımlanır.
5. Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel veriler; internet sitesindeki üyelik başvuru formu, e-posta, telefon/WhatsApp yazışmaları, yarışma kayıt ve organizasyon süreçleri ile anti-doping süreçlerinde görevli bağımsız sağlayıcılar aracılığıyla toplanır.
6. Aktarım ve Alıcı Grupları
Kişisel verileriniz, yalnızca gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
- Barındırma ve altyapı hizmet sağlayıcıları: internet sitesi ve veri tabanı hizmetlerinin sunulabilmesi için.
- Bağımsız anti-doping hizmet sağlayıcıları ve akredite laboratuvarlar:numune alma, analiz ve sonuç yönetimi süreçleri için.
- Mali müşavir/muhasebe hizmeti sağlayıcıları ve bankalar: ödeme teyidi ve yasal mali kayıtlar için.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli merciler: mevzuattan doğan talep ve yükümlülükler kapsamında.
- Yurt dışındaki organizatör federasyon/organizasyonlar: yalnızca sporcunun talebi üzerine uluslararası bir yarışmaya yönlendirme yapıldığında ve yalnızca o kayıt için gerekli asgari bilgilerle.
Üyelik başvuru verileri, sürecin takibi amacıyla erişimi sınırlandırılmış üçüncü taraf elektronik tablo altyapısına aktarılabilir. Yetkili veri tabanı kayıtların asıl kaynağıdır.
Yurt dışına aktarım gerektiren bir durum söz konusu olduğunda, KVKK’nın yurt dışına aktarıma ilişkin hükümlerine uygun hareket edilir.
7. 18 Yaşından Küçük Sporcular
18 yaşından küçük sporcuların üyelik başvurularında veli/vasi bilgileri ve veli/vasi onayı zorunludur. Anti-doping süreçlerinde reşit olmayan sporculara ilişkin bilgiler daha sınırlı erişimle işlenir ve kamuya açıklama bakımından daha koruyucu bir yaklaşım uygulanır.
8. Saklama Süresi
Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama/zamanaşımı süreleri dikkate alınarak muhafaza edilir. Amacı ortadan kalkan ve yasal saklama yükümlülüğü kalmayan veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
9. Veri Güvenliği
Başvuru ve üyelik verilerine erişim, yetkilendirilmiş TDVG görevlileriyle sınırlıdır. Anti-doping kayıtlarına erişim yalnızca bu konuda yetkilendirilmiş kişilere tanımlanır; erişim ve değişiklik işlemleri kayıt altına alınır.
10. İlgili Kişi Hakları
KVKK’nın 11. maddesi kapsamında;
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
- İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme.
- Mevzuatta öngörülen şartlar kapsamında silinmesini veya yok edilmesini isteme.
- Bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
- Otomatik sistemler aracılığıyla aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme.
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Başvurularınızı info@dogalvucutgelistirme.org.tr adresi veya yukarıdaki adres üzerinden iletebilirsiniz. Açık rızaya dayanan izinleri (medya izni, ticari elektronik ileti) dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.
11. Güncelleme
Veri sorumlusu, bu Aydınlatma Metni’ni mevzuat, organizasyon yapısı veya anti-doping süreçlerindeki değişiklikler doğrultusunda güncelleyebilir. Güncel metin bu sayfada yayımlanır ve sürüm bilgisi belirtilir.